De complexiteit van verouderde software kan wel eens je grootste kostenpost zijn

Er belt een klant: er moet een tankkaart worden geblokkeerd, er moeten nieuwe chauffeurs worden toegevoegd en er is een fout in een factuur.

Voor de klant is het één enkele aanvraag.

Intern kan het echter zo zijn dat medewerkers meerdere systemen moeten openen, gegevens opnieuw moeten invoeren, transacties moeten traceren en verschillende leveranciers erbij moeten betrekken, alleen maar om één enkele afwijking te verklaren.

De klant ondervindt vertragingen.

Het management kijkt vooral naar afzonderlijke softwarelicenties, onderhoudscontracten en personeelskosten.

Maar de werkelijke kosten van complexiteit komen zelden als één enkele post in de begroting voor.

Verborgen OPEX zit verwerkt in uw servicekosten

Van tankstationhouders en mobiliteitsaanbieders wordt verwacht dat zij een groeiend aantal diensten gaan aanbieden: brandstof, opladen van elektrische auto’s, parkeren, betalingen, loyaliteitsprogramma’s en wagenparkdiensten.

Tegelijkertijd staan de marges onder druk.

De kernvraag is daarom niet alleen:

Wat kost onze software?

Maar wat nog belangrijker is:

Wat kost het ons om één klant te bedienen, één transactie correct af te handelen en één nieuwe dienst te lanceren?

Dat zijn uw servicekosten.

En dat wordt grotendeels bepaald door de architectuur die ten grondslag ligt aan uw bedrijfsvoering.

De meeste IT-omgevingen zijn in de loop der jaren systeem voor systeem opgebouwd. Eén oplossing voor kaarten, een andere voor CRM, facturering, betalingen, loyaliteitsprogramma’s, parkeertariefberekening en parkeren.

Elk besluit was op zich logisch.

Samen leiden ze echter vaak tot een situatie met dubbele klantgegevens, punt-tot-punt-integraties, handmatige controles en meerdere leveranciers.

Technologische complexiteit vertaalt zich in operationele complexiteit.

Waar de kosten dagelijks ontstaan

Dit komt vooral tot uiting in processen die continu plaatsvinden.

Neem bijvoorbeeld de prijsstelling.

Een prijswijziging kan gevolgen hebben voor het tankstationbeheersysteem, het prijsbord, de kaarttarieven, kortingsafspraken en de facturering. Als deze onderdelen niet op basis van dezelfde gegevens en regels werken, moeten medewerkers achteraf controleren of overal de juiste prijs is toegepast.

Hetzelfde geldt voor het voorraadbeheer.

Geleverde volumes, tankmetingen en verkoopvolumes zijn vaak afkomstig uit verschillende bronnen. Als deze gegevens niet automatisch worden samengevoegd, verandert het beheer van de voorraad vloeibare goederen in een handmatig controleproces in plaats van een instrument voor dagelijkse monitoring.

Voor exploitanten heeft dit directe gevolgen voor de afrekening. Hoe meer gegevensbronnen en correcties er nodig zijn, hoe langer het duurt voordat de cijfers definitief zijn en kunnen worden gecontroleerd.

Dan is er nog de afwikkeling.

Bij wederzijdse acceptatie worden transacties uit verschillende netwerken, tarieven, provisies en factureringsprocessen samengevoegd. Aan de inkoopzijde moeten facturen van leveranciers bovendien worden afgestemd op de daadwerkelijke leveringen.

Als transacties, prijzen en facturen in verschillende systemen worden opgeslagen, wordt het afstemmen handmatig werk.

Het risico zit hem niet alleen in de tijd die het kost.

Een onjuiste prijsregel, een transactie waarvoor geen factuur is opgesteld of een afwijking in een leveranciersfactuur lijkt misschien een kleinigheid.

Op grote schaal heeft dit invloed op je marge.

Je betaalt twee keer voor complexiteit

Daarnaast zijn er nog andere kosten.

Medewerkers die deze controles, correcties en administratieve taken uitvoeren, kunnen die tijd niet elders besteden.

Dit betekent dat een organisatie twee keer voor complexiteit betaalt:

zowel wat betreft de bedrijfsuren als de commerciële capaciteit.

Automatisering gaat dus niet alleen om het terugbrengen van het aantal FTE’s.

Het gaat er vooral om dat diezelfde mensen meer tijd kunnen besteden aan werk met een hogere toegevoegde waarde.

Door de complexiteit worden veranderingen bovendien duurder

De complexiteit van verouderde systemen drijft niet alleen de kosten van de huidige bedrijfsvoering op. Ze verhoogt ook de kosten om deze aan te passen.

Het toevoegen van EV-laadpunten, het betreden van een nieuwe markt, het introduceren van een nieuw kaartaanbod of het koppelen van een andere mobiliteitsdienst zou een commerciële beslissing moeten zijn. Maar wanneer klantgegevens, transacties, prijsstelling en facturering verspreid zijn over verschillende systemen, kan elke verandering al snel uitmonden in weer een nieuw integratieproject.

Het gevolg is niet alleen hogere operationele kosten, maar ook een langere tijd tot marktintroductie.

Het verlagen van de OPEX begint bij de architectuur

De grootste besparingen worden niet per se gerealiseerd door tien afzonderlijke systemen iets goedkoper te maken.

De grootste kans ligt in het afschaffen van systemen, koppelingen en handmatige processen die niet langer nodig zijn.

Daarvoor is een gezamenlijke architectuur nodig.

Geen enkel gesloten systeem waarin alles moet worden ondergebracht, maar een basis waarop klantgegevens, transacties, prijsstelling, facturering, kaarten, betalingen en mobiliteitsdiensten gebruik kunnen maken van dezelfde gegevens, workflows en bedrijfsregels.

Vereenvoudig zonder alles te vervangen

Consolidatie betekent niet automatisch dat uw volledige bestaande omgeving moet worden vervangen.

Houd vast aan wat werkt. Breng samen wat nodig is.

Een bestaande tankstationbesturing, ERP-systeem, betalingsprovider of afrekenplatform kan in gebruik blijven als het goed functioneert.

Een modulair, API-first-platform kan daarentegen als verbindingslaag fungeren, waardoor functionaliteit stap voor stap kan worden geïntegreerd of vervangen.

Dit vermindert de migratierisico’s en voorkomt dat de vereenvoudiging zelf uitgroeit tot een nieuw meerjarig IT-project.

Hoe complex is uw bedrijfsvoering eigenlijk?

Een handige manier om verborgen OPEX in kaart te brengen, is door verder te kijken dan alleen softwarelicenties en je af te vragen:

• Hoeveel systemen heeft een medewerker nodig om één vraag van een klant te beantwoorden?
• Hoeveel handmatige controles zijn er nodig voordat transacties kunnen worden gefactureerd?
• In hoeverre worden transacties, prijzen en leveranciersfacturen met elkaar afgestemd?
• Hoeveel leveranciers moeten er bij worden betrokken als er iets verandert?
• Hoe lang duurt het om een nieuwe dienst, een nieuw aanbod of een nieuwe markt te introduceren?
• Hoeveel capaciteit van medewerkers gaat er op aan om uitzonderingen af te handelen in plaats van aandacht te besteden aan klanten en groei?

Van een IT-probleem naar winstgevendheid

Moveyou ondersteunt mobiliteitsaanbieders met één modulaire, API-first-omgeving voor klantenbeheer, onboarding, kaartbeheer, transacties, prijsstelling, betalingen, facturering, clearing, loyaliteitsprogramma’s, brandstof, het opladen van elektrische voertuigen en parkeren.

Bestaande systemen kunnen aangesloten blijven terwijl de processen stap voor stap worden vereenvoudigd.

De relevante vraag voor het management is daarom niet alleen hoeveel het huidige IT-landschap kost.

Maar:

Hoeveel capaciteit, marge en groeimogelijkheden gaan er momenteel verloren door de complexiteit die hiermee gepaard gaat?

Je hebt maar weinig invloed op brandstofprijzen, geopolitieke ontwikkelingen en marktvolatiliteit.

Maar je kunt wel invloed uitoefenen op de mate van interne complexiteit die nodig is om één klant te bedienen en één transactie correct af te handelen.

Daarom is een gefragmenteerd technologielandschap niet alleen een IT-probleem.

Het is een OPEX-probleem. En uiteindelijk een winstgevendheidsprobleem.