Einblicke
Die Komplexität von Altsystemen könnte Ihren größten Kostenfaktor darstellen
Warum eine strukturelle Senkung der Betriebskosten bei Kraftstoffhändlern und Mobilitätsanbietern bei der Architektur beginnt und nicht bei Softwarelizenzen.
Ein Kunde ruft an, eine Tankkarte muss gesperrt werden, neue Fahrer müssen hinzugefügt werden und eine Rechnung ist fehlerhaft.
Für den Kunden handelt es sich um eine einzige Anfrage.
Intern kann es jedoch vorkommen, dass Mitarbeiter mehrere Systeme öffnen, Daten erneut eingeben, Transaktionen nachverfolgen und mehrere Lieferanten einbeziehen müssen, nur um eine einzige Unstimmigkeit zu erklären.
Der Kunde muss mit Verzögerungen rechnen.
Das Management berücksichtigt dabei vor allem separate Softwarelizenzen, Wartungsverträge und Personalkosten.
Doch die tatsächlichen Kosten der Komplexität tauchen im Budget selten als einzelne Posten auf.
Wo täglich Kosten anfallen
Dies zeigt sich besonders deutlich bei Prozessen, die kontinuierlich ablaufen.
Nehmen wir zum Beispiel die Preisgestaltung.
Eine Preisänderung kann sich auf die Tankstellensteuerung, die Preisanzeige, die Preisgestaltung bei Kartenzahlungen, Rabattvereinbarungen und die Rechnungsstellung auswirken. Wenn diese Komponenten nicht auf denselben Daten und Regeln basieren, müssen die Mitarbeiter im Nachhinein überprüfen, ob überall der richtige Preis angewendet wurde.
Das Gleiche gilt für die Bestandsverwaltung.
Liefermengen, Tankmessungen und Absatzmengen stammen oft aus unterschiedlichen Quellen. Werden diese Daten nicht automatisch zusammengeführt, wird das Wetstock-Management eher zu einem manuellen Überprüfungsprozess als zu einem Instrument zur täglichen Überwachung.
Für die Betreiber hat dies direkte Auswirkungen auf die Abrechnung. Je mehr Datenquellen und Korrekturen erforderlich sind, desto länger dauert es, bis die Zahlen endgültig feststehen und überprüft werden können.
Dann ist da noch die Abrechnung.
Durch die gegenseitige Anerkennung werden Transaktionen aus verschiedenen Netzwerken, Tarifen, Provisionen und Abrechnungsabläufen zusammengeführt. Auf der Einkaufsseite müssen zudem die Rechnungen der Lieferanten mit den tatsächlichen Lieferungen abgeglichen werden.
Wenn Transaktionen, Preise und Rechnungen in verschiedenen Systemen gespeichert sind, wird der Abgleich zu einer manuellen Aufgabe.
Das Risiko besteht nicht nur in dem Zeitaufwand.
Eine falsche Preisregel, eine nicht in Rechnung gestellte Transaktion oder eine Unstimmigkeit in einer Lieferantenrechnung mögen auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen.
In großem Maßstab wirkt sich das auf Ihre Marge aus.
Für Komplexität zahlt man doppelt
Es fallen noch weitere Kosten an.
Mitarbeiter, die diese Überprüfungen, Korrekturen und Verwaltungsaufgaben durchführen, können diese Zeit nicht anderweitig nutzen.
Ein Kunde von Moveyou gab beispielsweise an, dass die tägliche Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und die Kundenverwaltung über verschiedene Systeme hinweg so viel Kapazität in Anspruch nehmen, dass den Mitarbeitern weniger Zeit bleibt, potenzielle Kunden anzusprechen und bestehende Kundenbeziehungen weiter auszubauen.
Das bedeutet, dass ein Unternehmen zweimal für Komplexität bezahlt:
hinsichtlich der Betriebszeiten und der kommerziellen Kapazität.
Bei der Automatisierung geht es daher nicht lediglich darum, die Zahl der Vollzeitäquivalente zu reduzieren.
Es geht in erster Linie darum, denselben Mitarbeitern zu ermöglichen, mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben aufzuwenden.
Die Komplexität führt zudem dazu, dass jede Änderung teurer wird.
Die Komplexität von Altsystemen erhöht nicht nur die Kosten für den laufenden Betrieb, sondern auch die Kosten für dessen Umstellung.
Die Einführung von EV-Lademöglichkeiten, der Einstieg in einen neuen Markt, die Einführung eines neuen Kartenangebots oder die Anbindung eines weiteren Mobilitätsdienstes sollten eine unternehmerische Entscheidung sein. Wenn jedoch Kundendaten, Transaktionen, Preisgestaltung und Abrechnung auf verschiedene Systeme verteilt sind, kann jede Änderung schnell zu einem weiteren Integrationsprojekt werden.
Das führt nicht nur zu höheren Betriebskosten, sondern auch zu einer längeren Markteinführungszeit.
Die Senkung der Betriebskosten beginnt bei der Architektur
Die größten Einsparungen ergeben sich nicht unbedingt dadurch, dass zehn einzelne Systeme etwas günstiger gemacht werden.
Die größte Chance liegt darin, Systeme, Integrationen und manuelle Prozesse zu beseitigen, die nicht mehr benötigt werden.
Dafür ist eine gemeinsame Architektur erforderlich.
Kein geschlossenes System, in das alles integriert werden muss, sondern eine Grundlage, die es ermöglicht, dass Kundendaten, Transaktionen, Preisgestaltung, Rechnungsstellung, Karten, Zahlungen und Mobilitätsdienste auf denselben Daten, Arbeitsabläufen und Geschäftsregeln basieren.
Der Wert liegt nicht darin, ein einziges großes System zu haben.
Der Vorteil liegt darin, über ein einheitliches Modell zu verfügen.
Vereinfachen, ohne alles zu ersetzen
Konsolidierung bedeutet nicht automatisch, dass Ihre gesamte bestehende Infrastruktur ersetzt werden muss.
Behalte bei, was funktioniert. Verbinde, was nötig ist.
Ein bereits vorhandenes Tankstellen-Steuerungssystem, ERP-System, Zahlungsdienstleister oder Abrechnungssystem kann weiterhin genutzt werden, sofern es einwandfrei funktioniert.
Eine modulare, API-orientierte Plattform kann stattdessen als Verbindungsschicht dienen, sodass Funktionen schrittweise integriert oder ersetzt werden können.
Dadurch werden Migrationsrisiken verringert und verhindert, dass die Vereinfachung selbst zu einem weiteren mehrjährigen IT-Projekt wird.
Wie komplex ist Ihr Betrieb eigentlich?
Eine sinnvolle Methode zur Ermittlung versteckter Betriebskosten besteht darin, über Software-Lizenzen hinauszuschauen und sich zu fragen:
- Wie viele Systeme benötigt ein Mitarbeiter, um eine Kundenanfrage zu beantworten?
- Wie viele manuelle Prüfungen sind erforderlich, bevor Transaktionen in Rechnung gestellt werden können?
- Inwieweit erfolgt ein Abgleich zwischen Transaktionen, Preisen und Lieferantenrechnungen?
- Wie viele Lieferanten müssen einbezogen werden, wenn sich etwas ändert?
- Wie lange dauert es, einen neuen Service, ein neues Angebot oder einen neuen Markt einzuführen?
- Wie viel Kapazität der Mitarbeiter wird für die Bearbeitung von Ausnahmesituationen aufgewendet, anstatt für Kunden und das Wachstum?
Vom IT-Problem zur Rentabilität
Moveyou unterstützt Mobilitätsanbieter mit einer einzigen modularen, API-orientierten Umgebung für Kundenmanagement, Onboarding, Kartenverwaltung, Transaktionen, Preisgestaltung, Zahlungen, Rechnungsstellung, Abrechnung, Treueprogramme, Kraftstoff, Laden von Elektrofahrzeugen und Parken.
Bestehende Systeme können weiterhin eingebunden bleiben, während die Prozesse Schritt für Schritt vereinfacht werden.
Die entscheidende Frage für das Management lautet daher nicht nur, wie viel die derzeitige IT-Landschaft kostet.
Aber:
Wie viel Kapazität, Marge und Wachstumspotenzial gehen derzeit aufgrund der damit verbundenen Komplexität verloren?
Auf die Kraftstoffpreise, die geopolitische Lage und die Marktvolatilität haben Sie nur begrenzten Einfluss.
Sie können jedoch Einfluss darauf nehmen, wie viel interne Komplexität erforderlich ist, um einen Kunden zu bedienen und eine Transaktion korrekt abzuwickeln.
Deshalb ist eine fragmentierte Technologielandschaft nicht nur ein IT-Problem.
Es handelt sich um ein OPEX-Problem. Und letztendlich um ein Rentabilitätsproblem.
Bei der Senkung der Betriebskosten geht es nicht darum, überall Kosten zu kürzen. Es geht darum, unnötige Komplexität aus Ihrem täglichen Betrieb zu beseitigen.
Indem Sie Systeme, Integrationen und Prozesse auf einer einzigen Plattform zusammenführen, schaffen Sie eine Technologielandschaft, die einfacher zu verwalten und zu skalieren ist und besser auf zukünftige Entwicklungen vorbereitet ist.
Möchten Sie erfahren, wie Moveyou Ihnen helfen kann, Ihren Mobilitätsbetrieb zu vereinfachen? Entdecken Sie unsere Plattform und Lösungen unter moveyou.com.
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