Perspectivas
La complejidad del software heredado puede ser tu mayor gasto
Por qué la reducción estructural de los gastos operativos (OPEX) para los minoristas de combustible y los proveedores de movilidad empieza por la arquitectura y no por las licencias de software.
Llama un cliente: hay que bloquear una tarjeta de combustible, hay que añadir nuevos conductores y hay una factura que no es correcta.
Para el cliente, se trata de una única solicitud.
Sin embargo, a nivel interno, puede que los empleados tengan que abrir varios sistemas, volver a introducir datos, rastrear transacciones e involucrar a varios proveedores solo para explicar una única discrepancia.
El cliente sufre retrasos.
La dirección considera principalmente las licencias de software, los contratos de mantenimiento y los costes de personal por separado.
Pero el verdadero coste de la complejidad rara vez aparece como una partida concreta en el presupuesto.
Donde surgen los gastos cada día
Esto se hace especialmente patente en los procesos que se desarrollan de forma continua.
Fijémonos en los precios.
Un cambio de precio puede afectar al controlador de la estación de servicio, al letrero de precios, a los precios de las tarjetas, a los acuerdos de descuento y a la facturación. Si estos componentes no utilizan los mismos datos y reglas, los empleados deben comprobar posteriormente si se ha aplicado el precio correcto en todas partes.
Lo mismo ocurre con la gestión de existencias.
Los volúmenes entregados, las mediciones de los depósitos y los volúmenes de ventas suelen proceder de fuentes diferentes. Si estos datos no se recopilan automáticamente, la gestión de existencias de productos líquidos se convierte en un proceso de comprobación manual, en lugar de una herramienta de seguimiento diario.
Para los operadores, esto tiene un impacto directo en la liquidación. Cuantas más fuentes de datos y correcciones se requieran, más tiempo se tarda en obtener cifras definitivas que puedan verificarse.
Luego está la liquidación.
Con la aceptación cruzada, se integran las transacciones de diferentes redes, tarifas, comisiones y flujos de facturación. Por parte del comprador, las facturas de los proveedores también deben cotejarse con las entregas reales.
Si las transacciones, los precios y las facturas se almacenan en sistemas diferentes, la conciliación se convierte en una tarea manual.
El riesgo no radica únicamente en el tiempo que conlleva.
Una regla de fijación de precios incorrecta, una transacción que no se ha facturado o una discrepancia en la factura de un proveedor pueden parecer cuestiones sin importancia.
A gran escala, esto afecta a tu margen.
La complejidad se paga dos veces
Además, hay otro coste.
Los empleados que realizan estas comprobaciones, correcciones y tareas administrativas no pueden dedicar ese tiempo a otras cosas.
Un cliente de Moveyou, por ejemplo, señaló que la tramitación diaria de las facturas de los proveedores y la gestión de los clientes en distintos sistemas requiere tanto tiempo que los empleados disponen de menos tiempo para acercarse a los clientes potenciales y reforzar las relaciones con los clientes actuales.
Esto significa que una organización paga dos veces por la complejidad:
en cuanto a horario de funcionamiento y capacidad comercial.
Por lo tanto, la automatización no consiste simplemente en reducir el número de empleados a tiempo completo.
Se trata, ante todo, de permitir que esas mismas personas dediquen más tiempo a tareas de mayor valor.
La complejidad también encarece cada cambio
La complejidad de los sistemas heredados no solo aumenta el coste de las operaciones actuales, sino que también incrementa el coste de modificarlas.
Añadir la recarga de vehículos eléctricos, entrar en un nuevo mercado, lanzar una nueva oferta de tarjetas o conectar otro servicio de movilidad debería ser una decisión comercial. Sin embargo, cuando los datos de los clientes, las transacciones, los precios y la facturación se encuentran dispersos en diferentes sistemas, cada cambio puede convertirse rápidamente en otro proyecto de integración.
El resultado no solo es un aumento de los gastos operativos (OPEX), sino también un tiempo de comercialización más largo.
La reducción de los gastos operativos (OPEX) empieza por la arquitectura
Los mayores ahorros no se consiguen necesariamente haciendo que diez sistemas individuales sean un poco más baratos.
La mayor oportunidad reside en eliminar los sistemas, las integraciones y los procesos manuales que ya no son necesarios.
Para ello se necesita una arquitectura compartida.
No se trata de un sistema cerrado en el que todo deba integrarse, sino de una base que permita que los datos de los clientes, las transacciones, la fijación de precios, la facturación, las tarjetas, los pagos y los servicios de movilidad utilicen los mismos datos, flujos de trabajo y reglas de negocio.
El valor no reside en tener un único sistema grande.
La ventaja radica en disponer de un único modelo integrado.
Simplifica sin cambiarlo todo
La consolidación no implica automáticamente que haya que sustituir todo el entorno actual.
Mantén lo que funciona. Conecta lo que hace falta.
Se puede seguir utilizando el controlador de la estación de servicio, el sistema ERP, el proveedor de pagos o la plataforma de cobro actuales si funcionan correctamente.
En cambio, una plataforma modular basada en API puede servir de capa de conexión, lo que permite integrar o sustituir funcionalidades paso a paso.
Esto reduce los riesgos de la migración y evita que la propia simplificación se convierta en otro proyecto informático de varios años.
¿Hasta qué punto es realmente compleja tu operación?
Una forma útil de evaluar los gastos operativos ocultos es ir más allá de las licencias de software y preguntarse:
- ¿Cuántos sistemas necesita un empleado para responder a una consulta de un cliente?
- ¿Cuántas comprobaciones manuales hay que realizar antes de poder facturar las transacciones?
- ¿En qué medida se lleva a cabo la conciliación entre las transacciones, los precios y las facturas de los proveedores?
- ¿Cuántos proveedores deben intervenir cuando se produce un cambio?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en lanzar un nuevo servicio, una nueva oferta o un nuevo mercado?
- ¿Qué porcentaje de la capacidad de los empleados se dedica a gestionar excepciones en lugar de atender a los clientes y fomentar el crecimiento?
De un problema informático a la rentabilidad
Moveyou ofrece apoyo a los emisores de soluciones de movilidad mediante un único entorno modular y basado en API para la gestión de clientes, la incorporación de nuevos usuarios, la gestión de tarjetas, las transacciones, la fijación de precios, los pagos, la facturación, la compensación, los programas de fidelización, el repostaje, la recarga de vehículos eléctricos y el aparcamiento.
Los sistemas actuales pueden seguir conectados mientras se simplifican los procesos paso a paso.
Por lo tanto, la cuestión relevante para la dirección no es solo cuánto cuesta el entorno informático actual.
Pero:
¿Cuánta capacidad, margen y potencial de crecimiento se están perdiendo actualmente debido a la complejidad que rodea a este tema?
Tu influencia sobre los precios del combustible, la situación geopolítica y la volatilidad del mercado es limitada.
Pero puedes influir en el nivel de complejidad interna necesario para atender a un cliente y tramitar correctamente una transacción.
Por eso, un panorama tecnológico fragmentado no es solo un problema de TI.
Es un problema de gastos operativos. Y, en última instancia, un problema de rentabilidad.
Reducir los gastos operativos (OPEX) no consiste en recortar gastos en todos los ámbitos, sino en eliminar la complejidad innecesaria de las operaciones diarias.
Al reunir sistemas, integraciones y procesos en una única plataforma, se crea un entorno tecnológico más fácil de gestionar, más fácil de ampliar y mejor preparado para lo que está por venir.
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