Approfondimenti
La complessità del software legacy potrebbe rappresentare la vostra spesa più onerosa
Perché la riduzione strutturale dei costi operativi (OPEX) per i rivenditori di carburante e i fornitori di servizi di mobilità parte dall’architettura e non dalle licenze software.
Un cliente chiama: occorre bloccare una carta carburante, aggiungere nuovi autisti e correggere una fattura errata.
Per il cliente, si tratta di una singola richiesta.
A livello interno, tuttavia, potrebbe essere necessario che i dipendenti aprano più sistemi, reinseriscano i dati, rintraccino le transazioni e coinvolgano diversi fornitori solo per spiegare una singola discrepanza.
Il cliente subisce dei ritardi.
La direzione considera principalmente le licenze software, i contratti di manutenzione e i costi del personale.
Ma il vero costo della complessità raramente compare come una singola voce nel bilancio.
Dove i costi si accumulano ogni giorno
Ciò risulta particolarmente evidente nei processi che si svolgono in modo continuo.
Prendiamo ad esempio i prezzi.
Una variazione di prezzo può influire sul sistema di gestione del distributore, sul cartello dei prezzi, sui prezzi applicati alle carte, sugli accordi di sconto e sulla fatturazione. Se questi componenti non utilizzano gli stessi dati e le stesse regole, i dipendenti devono verificare successivamente se il prezzo corretto sia stato applicato ovunque.
Lo stesso vale per la gestione delle scorte.
I volumi consegnati, le misurazioni dei serbatoi e i volumi di vendita provengono spesso da fonti diverse. Se questi dati non vengono automaticamente integrati, la gestione delle scorte di prodotto liquido si trasforma in un processo di verifica manuale anziché in uno strumento di monitoraggio quotidiano.
Per gli operatori, ciò ha un impatto diretto sul regolamento. Maggior è il numero di fonti di dati e di correzioni necessarie, più tempo occorre prima che i dati siano definitivi e possano essere verificati.
Poi c'è la compensazione.
Grazie all’accettazione incrociata, le transazioni provenienti da reti diverse, le tariffe, le commissioni e i flussi di fatturazione vengono integrati. Dal punto di vista degli acquisti, è inoltre necessario riconciliare le fatture dei fornitori con le consegne effettive.
Se le transazioni, i prezzi e le fatture sono archiviati in sistemi diversi, la riconciliazione diventa un’operazione manuale.
Il rischio non è solo il tempo necessario.
Una regola di determinazione del prezzo errata, una transazione non fatturata o una discrepanza nella fattura di un fornitore possono sembrare dettagli di poco conto.
Su larga scala, questo incide sul tuo margine.
La complessità si paga due volte
C'è anche un altro costo.
I dipendenti incaricati di effettuare tali controlli, correzioni e attività amministrative non possono dedicare quel tempo ad altre mansioni.
Un cliente di Moveyou, ad esempio, ha sottolineato che la gestione quotidiana delle fatture dei fornitori e dei clienti su diversi sistemi richiede così tante risorse che i dipendenti hanno meno tempo per contattare i potenziali clienti e consolidare i rapporti con quelli esistenti.
Ciò significa che un’organizzazione paga due volte per la complessità:
in termini di orario di funzionamento e di capacità commerciale.
L'automazione non consiste quindi semplicemente nel ridurre il numero di dipendenti a tempo pieno.
L'obiettivo principale è consentire a quelle stesse persone di dedicare più tempo a attività di maggior valore.
La complessità rende inoltre ogni cambiamento più costoso
La complessità dei sistemi legacy non solo aumenta i costi di gestione delle operazioni attuali, ma incide anche sui costi necessari per apportare modifiche.
L'aggiunta di servizi di ricarica per veicoli elettrici, l'ingresso in un nuovo mercato, l'introduzione di una nuova offerta di carte o l'integrazione di un altro servizio di mobilità dovrebbero essere decisioni di natura commerciale. Tuttavia, quando i dati dei clienti, le transazioni, i prezzi e la fatturazione sono distribuiti su sistemi diversi, ogni cambiamento può trasformarsi rapidamente in un altro progetto di integrazione.
Il risultato non è solo un aumento dei costi operativi (OPEX), ma anche un allungamento dei tempi di immissione sul mercato.
La riduzione dei costi operativi (OPEX) parte dall'architettura
I risparmi maggiori non derivano necessariamente dal rendere dieci sistemi singoli leggermente più economici.
L'opportunità più grande sta nell'eliminare i sistemi, le integrazioni e i processi manuali che non sono più necessari.
Ciò richiede un'architettura condivisa.
Non un sistema chiuso in cui tutto deve essere inserito, ma una piattaforma che consenta ai dati dei clienti, alle transazioni, ai prezzi, alla fatturazione, alle carte, ai pagamenti e ai servizi di mobilità di utilizzare gli stessi dati, flussi di lavoro e regole aziendali.
Il valore non sta nell'avere un unico grande sistema.
Il valore sta proprio nell'avere un unico modello integrato.
Semplificare senza sostituire tutto
Il consolidamento non implica automaticamente che l'intero ambiente esistente debba essere sostituito.
Mantieni ciò che funziona. Collega ciò che serve.
Un sistema di gestione del piazzale, un sistema ERP, un fornitore di servizi di pagamento o una piattaforma di addebito già in uso possono rimanere in funzione se funzionano correttamente.
Una piattaforma modulare e orientata alle API può invece fungere da livello di collegamento, consentendo di integrare o sostituire le funzionalità passo dopo passo.
Ciò riduce i rischi legati alla migrazione ed evita che la semplificazione stessa si trasformi in un altro progetto IT pluriennale.
Quanto è davvero complessa la vostra attività?
Un modo utile per valutare i costi operativi nascosti è quello di guardare oltre le licenze software e chiedersi:
- Di quanti sistemi ha bisogno un dipendente per rispondere a una domanda di un cliente?
- Quanti controlli manuali sono necessari prima che le transazioni possano essere fatturate?
- In che misura viene effettuata la riconciliazione tra le transazioni, i prezzi e le fatture dei fornitori?
- Quanti fornitori devono essere coinvolti quando si verifica un cambiamento?
- Quanto tempo occorre per lanciare un nuovo servizio, una nuova offerta o un nuovo mercato?
- Quanta parte delle risorse del personale viene impiegata nella gestione delle eccezioni anziché nell’assistenza ai clienti e nella crescita?
Da un problema informatico alla redditività
Moveyou supporta gli emittenti di soluzioni di mobilità con un unico ambiente modulare e basato su API per la gestione dei clienti, l’onboarding, la gestione delle carte, le transazioni, la tariffazione, i pagamenti, la fatturazione, la compensazione, i programmi fedeltà, il rifornimento di carburante, la ricarica dei veicoli elettrici e la sosta.
I sistemi esistenti possono rimanere collegati mentre i processi vengono semplificati gradualmente.
La domanda rilevante per il management non è quindi solo quanto costi l'attuale panorama IT.
Ma:
Quanta capacità, margine e spazio di crescita si stanno attualmente perdendo a causa della complessità che caratterizza questo ambito?
Hai un’influenza limitata sui prezzi del carburante, sulla situazione geopolitica e sulla volatilità dei mercati.
Ma è possibile influire sul livello di complessità interna necessario per servire un cliente ed elaborare correttamente una transazione.
Ecco perché un panorama tecnologico frammentato non è solo un problema informatico.
Si tratta di un problema legato ai costi operativi (OPEX). E, in definitiva, di un problema di redditività.
Ridurre gli OPEX non significa tagliare i costi in ogni ambito, ma eliminare le complessità superflue dalle operazioni quotidiane.
Riunendo sistemi, integrazioni e processi in un’unica piattaforma, si crea un panorama tecnologico più facile da gestire, più facilmente scalabile e meglio preparato per le sfide future.
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